Компенсацию за разъездной характер нужно подтверждать документально или отстаивать в суде

Для кого (для каких случаев): Для случаев выплаты компенсации за разъездной характер работы.

Сила документа: Постановление Арбитражного Суда Округа РФ.

Схема ситуации: Не повезло и еще одной Фирме. По результатам налоговой проверке ей начислили в общей сложности около 13,8 миллионов рублей долга по страховым взносам, более 1 миллиона пени и штраф 720 тысяч. Налоговый орган посчитал, что Фирма неправомерно не включила в базу для начисления страховых взносов компенсации (надбавки) работникам за разъездной характер работы.

Фирма не была готова «дарить» такую сумму государству и пошла спорить.

Суд начал знакомиться с документами. Выплата компенсаций работникам Фирмы была установлена Положением о выплате полевого довольствия водителям-экспедиторам. Согласно пункту 1.1. Положения, водителям-экспедиторам общества, занятым на работах в полевых условиях, начисляется и выплачивается полевое довольствие. В пункте 3.3. Положения указано, что полевое довольствие - аналог суточных. Оформлять какие-либо документы о том, как сотрудник потратил довольствие, не нужно. Полевое довольствие выплачивается вместо суточных. Для подтверждения периода, когда водитель-экспедитор трудился в полевых условиях используется табель учета рабочего времени по аналогии с разъездным характером работы. Согласно пункту 2.3 Положения размер полевого довольствия устанавливается в расчете на одного водителя-экспедитора в размере 2000 руб. в день. Размер полевого довольствия в 2000 руб. определен согласно типичных расходов работников в служебных поездках, складывающихся из затрат работников на питание и санитарно-бытовые нужны (Распоряжение директора общества от 25.12.2019 N 17).

При проведении камеральных проверок Фирма не представила документы, подтверждающие расходы, произведенные работниками в период работы, носящей разъездной характер.

Проанализировав материалы дела, первый суд пришел к выводу о том, что спорные выплаты входят в действующую в обществе систему оплаты труда, поскольку они не являются возмещением понесенных расходов, подтвержденных документально, не являются выплатами суточных, а имеют фиксированный размер за каждый отработанный день, а именно 2000 руб. в сутки, соответственно, подлежат обложению страховыми взносами. Доказательств, подтверждающих что спорные выплаты были обусловлены реальными расходами сотрудников общества и являются компенсирующими конкретных затрат, связанных именно с непосредственным выполнением сотрудниками заявителя трудовых обязанностей суду не представлено. Более того, Положением о выплате полевого довольствия водителям-экспедиторам помимо компенсационной выплаты отдельно предусмотрено возмещение понесенных в связи с разъездным характером расходов на проезд и проживание

Суд также принял во внимание разъяснения Минфина, согласно которым при отсутствии подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке (письма Минфина России от 17.01.201N 03-15-05/1909, от 08.10.2018 N 03-04-05/72198, от 20.09.2018 N 03-15-06/67364, от 25.07.2018 N 03-04-06/52242, от 20.07.2018 N 03-04-05/51201, от 06.07.2018 N 03-04-05/46903). И отказал Фирме в оспаривании решений налоговой.

Суд же апелляционной инстанции (и с ним согласилась кассация) отклонил довод налогового органа об отсутствии каких-либо документов, подтверждающих, что работники во время служебных командировок несли какие-либо расходы, указав, что в качестве таких документов Фирмой предоставлены трудовые договоры с водителями, приказы о приеме на работу, путевые листы, УПД по заказчикам, товарно-транспортные накладные, маршрутные карты, расчет ПД с расчетными листами выплаты, служебные записки-отчеты с подтверждением расходов части ПД. Кроме того, дополнительно были представлены договоры с заказчиками на транспортные услуги, акты оказанных услуг, свидетельствующие о разъездном характере работ водителей Фирмы по территории РФ, инструкция пользователя для приложения "Менеджер рейсов", в котором автоматизировано фиксируется направление водителей по маршруту заказчика, с определением номера рейса, рег. знак машины, ФИО водителя, сведения о погрузке, сведения о выгрузке (дата, место).

Апелляционный суд отметил, данные документы содержат информацию о водителе, маршруте движения транспорта и продолжительности поездки и подтверждают факт нахождения работника в разъезде. По своему характеру данная компенсация (суточные) не предполагает документального подтверждения расходов, а определяется исходя из продолжительности поездки. И суд встал на сторону Фирмы!

Выводы и Возможные проблемы: К различным «необлагаемым» взносами выплатам у налоговой всегда претензии. Если компенсация за разъездной характер работы фиксированная, не зависит от произведенных работником расходов и не подтверждается документально, то отстаивать ее «необложение» взносами придется в суде. И здесь уже, как повезет. Строка для поиска в КонсультантПлюс: «Страховые взносы компенсация за разъездной характер работы».

Цена вопроса: Более 15 миллионов рублей.

Где посмотреть документы: КонсультантПлюс, Судебная Практика: ПОСТАНОВЛЕНИЕ АРБИТРАЖНОГО СУДА ПОВОЛЖСКОГО ОКРУГА ОТ 22.09.2022 N Ф06-18613/2022