Использование директором личного автомобиля в служебных целях

Для кого (для каких случаев): Для случаев использования директором личного автомобиля в служебных целях.

Сила документа: Постановление Арбитражного Суда Округа РФ.

Схема ситуации: В отношении Общества проводилась проверка Пенсионным фондом, по результатам которой были доначислены страховые взносы, пени и штраф. А дело, оказывается, вот в чем. Общество заключило с генеральным директором договор об использовании личного автомобиля в служебных целях. Согласно договора руководитель использует личный автомобиль в служебных целях (выполнение работ по заключению договоров на электромонтажные работы и оперативное обслуживание электросетевого комплекса). За это директор получал денежные средства по расходно-кассовым ордерам в подотчет. По окончании каждого месяца представлялись кассовые чеки на приобретение ГСМ, на основании которых составлялись авансовые отчеты.

Пенсионный фонд посчитал, что это не компенсация использования личного имущества работника, а вознаграждение за выполнение трудовой функции. В связи с чем, такие выплаты являются объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхования и обязательное медицинское страхование.

Общество, конечно, попыталось оспорить доначисление взносов в суде. Ну неужели непонятно, что это компенсация ГСМ?

На что суд ответил, что для признания расходов на приобретение ГСМ в целях производственной деятельности необходимо наличие надлежаще оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход топлива и свидетельствующих о необходимости использования транспортного средства. Однако, документы, представленные Обществом, содержат противоречивые сведения, и не позволяют идентифицировать расходы на горюче-смазочные материалы, как производственные.

Кроме того, доказательств разъездного характера работы директора Общества, сведений о направлении его в служебные командировки суду не представлено. Расход денежных средств при использовании личного имущества руководителем Общества в связи с выполнением им своих трудовых обязанностей, не подтвержден.

А все почему? Потому что путевые листы были составлены весьма некорректно. Не было в листах обязательных реквизитов - номера путевого листа, показаний одометра. Не указано время выезда и возвращения, отсутствует подпись водителя, информация о маршрутах транспортного средства.

Так что, директор такой же штатный сотрудник, и путевые листы для него нужно оформлять в соответствии с законодательством.

Выводы и Возможные проблемы: Заключили с директором договор об использовании его автомобиля в служебных целях. Надо собирать с директора точно такие же документы, что и с остальных водителей: путевые листы, задания и т.д. Строка для поиска похожих ситуаций в КонсультантПлюс: «Использование директором личного автомобиля в служебных целях».

Цена вопроса: Около 120 тысяч рублей. Пени, штрафы, доначисления.